Tener un código de ética, controles y capacitaciones no garantiza que una organización esté protegida frente al fraude. Así lo planteó Juan Carlos Cuadra, experto en prevención de la corrupción, gestión de riesgos, control interno y fortalecimiento de la capacidad preventiva del Estado, en el panel «Organizaciones con verdadera capacidad preventiva». Revista Apuesta Colombia lo escuchó en el Primer Encuentro Internacional de Integridad, Transparencia y Compliance, organizado por Risks International SAS.
Instrumentos que existen, decisiones que fallan
Después de años de trabajo en prevención, hay una pregunta que Juan Carlos Cuadra todavía se hace: ¿cómo es posible que organizaciones con mecanismos de prevención sigan presentando irregularidades y supuestos actos de fraude? Con esa inquietud abrió el panel «Organizaciones con verdadera capacidad preventiva», que moderó en el Primer Encuentro Internacional de Integridad, Transparencia y Compliance, celebrado en Bogotá.
El experto peruano viajó desde Lima para participar en el encuentro. Su propuesta fue mirar desde otra perspectiva un problema que aparece a diario en las organizaciones, pero que pocas veces se analiza a fondo: la distancia entre tener herramientas de prevención y usarlas de verdad en el momento de decidir.
Seis escenas de una alerta que nadie resolvió
Para ilustrarlo, Cuadra presentó una historieta de seis escenas, tan cotidiana que cualquiera en la sala podía reconocerse en ella.
Una organización preparada. La entidad había fortalecido su prevención con herramientas, procedimientos y capacitación. Tenía código de ética y controles, y sus directivos se sentían orgullosos: «ya estamos preparados».
Una decisión urgente. La organización necesitaba contratar a un proveedor para un servicio clave para su operación. Los plazos apretaban y todo era para hoy o para mañana.
La alerta. La evaluación del proveedor encendió una señal: uno de los evaluadores había tenido un vínculo profesional previo con la empresa candidata. Alguien advirtió que no se podía aprobar sin analizar antes esa alerta.
La primera excepción. Bajo presión, la evaluación quedó pendiente. La alerta se comunicó, pero cada quien miró hacia sus propias funciones y supuso que otra área se haría cargo.
La aprobación. La contratación se aprobó y la decisión quedó registrada. La revisión, en cambio, quedó «para después», y la alerta, sin resolver.
Seis meses más tarde. Una revisión del expediente encontró la alerta, pero ninguna evidencia de que se hubiera evaluado. El evaluador con el vínculo previo había participado en la recomendación, no existía un análisis documentado del posible conflicto de interés y nadie hizo una revisión independiente antes de aprobar. La consecuencia: el servicio se retrasó mientras la contratación se evaluaba de nuevo.
La lección, según Cuadra, es clara. Los instrumentos funcionaron, porque emitieron la alerta; lo que faltó fue evaluarla antes de resolver y sustentar la decisión. Ahí está la brecha entre la existencia de los instrumentos y las decisiones que realmente se toman.
La presión del plazo, el gran enemigo
Cuadra llevó el caso a una votación en vivo y preguntó al público qué pesó más para aprobar la contratación sin concluir la evaluación. La mayoría, 55 participantes, señaló la presión por el plazo. Seis apuntaron a la confianza en los instrumentos existentes, diez a la suposición de que otra área se encargaría de evaluar y otro grupo, a que se minimizó la relevancia del vínculo.
Esa última respuesta le preocupa especialmente. Subestimar la posible existencia de un conflicto de interés es, a su juicio, uno de los principales problemas en la evaluación de irregularidades. Lo mismo ocurre en el sector público: cuando una autoridad asegura que en su entidad «nunca va a haber corrupción», es una señal de que muy poco hará para establecer mecanismos que la enfrenten.
El riesgo del falso confort
Para Cuadra, tener instrumentos que no se usan al decidir solo produce un falso confort: la sensación de estar protegidos porque las herramientas existen. La pregunta de fondo es si esos instrumentos realmente están sirviendo en la toma de decisiones.
¿Cómo lograr que los directivos, los dueños y los titulares de las organizaciones se apropien de ellos? Haciéndoles ver sus beneficios. Usar los instrumentos de prevención también protege a quien decide, porque le evita asumir después responsabilidades ante auditorías o fiscalizaciones.
Cuadra recomendó, además, incorporar en las organizaciones mesas de trabajo sobre dilemas éticos en la toma de decisiones. Allí deberían sentarse juntos quienes deciden y el personal técnico y operativo, para analizar casos reales, aprender de ellos y mejorar las decisiones futuras.
Integridad y arquitectura preventiva: dónde está su organización
Cuadra propuso analizar la prevención desde dos dimensiones: la integridad en la toma de decisiones y la arquitectura preventiva, es decir, el conjunto de instrumentos, procedimientos y controles con los que cuenta la organización. Al cruzarlas aparecen cuatro escenarios, e invitó a cada asistente a identificar en cuál se encuentra su organización.
- Capacidad preventiva reducida (baja integridad y débil arquitectura). Sin esos muros de contención, cualquier intento de fraude o corrupción encuentra el camino libre. Hay que fortalecer ambas dimensiones: desarrollar la arquitectura y promover decisiones íntegras.
- Potencial desaprovechado (baja integridad y sólida arquitectura). La organización tiene instrumentos, pero no los usa para decidir mejor. La tarea es activar la apropiación organizacional: usar la información para decidir, actuar y asumir responsabilidades.
- Integridad sin soporte (alta integridad y débil arquitectura). Todo depende del esfuerzo personal de gente íntegra que no cuenta con alertas ni herramientas que la respalden. Aquí hay que fortalecer los procesos, los procedimientos, la información y los recursos.
- Verdadera capacidad preventiva (alta integridad y sólida arquitectura). Los instrumentos están integrados a las decisiones. El reto es sostener ese nivel, potenciarlo y aprender de los errores.
En todos los casos, insistió Cuadra, hay que mostrar a directivos y colaboradores los beneficios de actuar con integridad.
«Tomar decisiones íntegras construye confianza en la organización».
— Juan Carlos Cuadra, experto en prevención de la corrupción, gestión de riesgos, control interno y fortalecimiento de la capacidad preventiva del Estado
Lo que necesita la prevención para funcionar
Cuadra identificó cuatro dimensiones para que la prevención funcione de verdad:
- Liderazgo coherente. Los líderes respaldan los controles y entienden que la urgencia no justifica saltarse controles vitales para el proceso, para el logro de los objetivos y para su propia credibilidad como decisores.
- Capacidad y autoridad para actuar. Las personas tienen competencias, recursos y atribuciones claras, y saben qué decisiones les corresponden. No todo debe escalarse a alguien de más arriba que, a veces, no tiene toda la información.
- Una cultura que favorezca la sinceridad. Que permita expresar dudas y reconocer responsabilidades. Los dilemas éticos muchas veces llegan sin buscarlos, y hay que estar preparados para reconocerlos y actuar.
- Instrumentos integrados a la gestión. Las herramientas no pueden ser un adorno: deben formar parte de los procesos y estar articuladas entre sí.
A estas dimensiones sumó las funciones de una organización preventiva. La primera es anticipar: identificar los riesgos antes de que se materialicen, porque el propósito de cualquier organización es lograr sus objetivos sin dañar a nadie. Luego vienen decidir de forma oportuna y dejar evidencia de la información y de los criterios que sustentan cada decisión, pues sin soporte tecnológico esa información se pierde con facilidad. Por último, aprender: revisar las decisiones y sus resultados para mejorar los instrumentos y las prácticas.
La prevención se juega en cada decisión
Para cerrar, Cuadra recordó que la prevención se concreta, en últimas, en la decisión. No hay un solo día en que no tomemos decisiones, y todas las que hemos tomado nos han traído hasta donde estamos. Por eso, «contar con instrumentos válidos es indispensable», pero la responsabilidad está en utilizarlos para decidir con integridad y actuar a tiempo.
Para Revista Apuesta Colombia, el mensaje del panel interpela directamente a las juntas directivas y a los oficiales de cumplimiento. Comprar herramientas, redactar códigos y dictar capacitaciones no basta si, a la hora de la verdad, una alerta puede quedar «para después». La verdadera capacidad preventiva no se mide por lo que la organización tiene, sino por lo que hace con ello cuando la presión aprieta.
Cuadra se despidió con una pregunta para que los asistentes se la llevaran a sus organizaciones:
«¿Qué decisiones estamos tomando hoy para desarrollar una organización con verdadera capacidad de prevención?».
— Juan Carlos Cuadra, experto en prevención de la corrupción, gestión de riesgos, control interno y fortalecimiento de la capacidad preventiva del Estado
